Nicht auf alle Daten muss gleich häufig zugegriffen werden. Das bedeutet, dass ein wesentlicher Teil des Datenmanagements darin besteht, zu wissen, welche Daten archiviert werden können und wie dies ordnungsgemäß geschieht.
Die meisten Unternehmen suchen für die Datenarchivierung eine günstigere und häufig langsamere Speicherklasse. Diese ist möglicherweise sicherer, bedeutet aber auch, dass der Zugriff problematisch sein kann. Auch archivierte Daten sollten durchsuchbar und effizient nutzbar sein. Ein Gleichgewicht zwischen Kosten, Sicherheit und Zugänglichkeit zu wahren, ist jedoch oft leichter gesagt als getan. Sehen wir uns einige Fallstudien zur Datenarchivierung an, um zu untersuchen, wie Unternehmen dieses Gleichgewicht herstellen.
5 Fallstudien zur Datenarchivierung
1. Boels Zanders Advocaten
Branche: Rechtswesen
Produkt: Mimecast Cloud Archive
Ergebnisse:
- E-Mail-Wiederherstellungszeit auf sieben Sekunden verkürzt
- E-Mails automatisch in die entsprechenden Akten archiviert
- Gelöschte Datensätze mithilfe durchsuchbarer Sicherungsarchive wiederhergestellt
Boels Zanders Advocaten ist eine Anwaltskanzlei mit 140 Mitarbeitern und Spezialisierungen auf Arbeitsrecht, Verwaltungsrecht, Familienrecht, Gesellschaftsrecht und Immobilienrecht. Die Kanzlei wollte ihr E-Mail-System auf Cloud-Speicher umstellen und von einer lokalen Umgebung zu Microsoft Office 365 wechseln.
Die Archivierung mit Mimecast ermöglichte es ihnen, ihre Cloud-Umgebung zu stärken und so das Verlustrisiko zu senken sowie interne Abläufe und den Kundenservice zu verbessern. Mit Mimecast konnten sie Outlook nahtlos integrieren und E-Mails automatisch in einer laufenden Akte archivieren. Mimecast Cloud Archive erleichtert die Suche in E-Mail-Verläufen und die Wiederherstellung versehentlich gelöschter E-Mails.
„Es ist beeindruckend, wie schnell die Suchfunktion von Mimecast arbeitet“, sagte der Systemadministrator Robin Steeghs. „Selbst wenn man nach mehreren E-Mail-Nachrichten von vor sechs oder sieben Jahren sucht, findet Mimecast sie schnell.
„Ich verstehe nicht, wie das möglich ist, aber ich finde es großartig – und man erhält genau die benötigten Daten.“
2. Arvest Bank
Branche: Banken
Produkt: Commvault Complete Data Protection mit Snapshot-Management-Technologie und festplattenbasierter Deduplizierung
Ergebnisse:
- Datensicherungszeit von drei Tagen auf drei Stunden reduziert und den Sicherungsplan auf sieben Tage pro Woche ausgeweitet
- Speicherbedarf durch Deduplizierung um 90 % reduziert: von 3,6 PB Daten auf 571 TB Festplattenspeicher
- Allein bei den Festplattenkosten mehr als 100.000 US-Dollar eingespart
Arvest Bank wurde in Arkansas gegründet und ist inzwischen in 135 Gemeinden in Arkansas, Kansas, Missouri und Oklahoma vertreten. Vor Kurzem beschloss die Bank, sich von Bandsicherungen zu verabschieden, die zuvor etwa 95 % ihrer Datenspeicherung ausmachten.
„Bänder sind günstig, aber sie sind auch teuer“, sagte der Netzwerk-Systemingenieur Chase Hale. „Man muss den Personalaufwand, den Ausfall von Bändern und die Migrationen berücksichtigen.
„Das ist ein Ärgernis. Commvault ermöglicht es uns, einfach und nahtlos auf eine Festplatte-zu-Festplatte-Lösung umzusteigen und mit DASH Copy auch Daten von einem Rechenzentrum in ein anderes zu übertragen.“
DASH Copy ist die deduplizierte Datenübertragungslösung von Commvault. Damit konnte Arvest die für den Abschluss von Sicherungen benötigte Zeit um 75 % oder mehr verkürzen. Zuvor dauerte eine einzelne vollständige Sicherung mehrere Tage. Dadurch war es schwierig, den sich wandelnden Vorschriften der Bankenbranche und den internen Service-Level-Agreement-(SLA)-Anforderungen zur jederzeitigen Aufrechterhaltung zweier aktueller Sicherungskopien gerecht zu werden. Nun sind die Sicherungen schneller, stabiler und einfacher zu verwalten.
3. Colt Technology Services
Branche: Technologie
Produkte: NetBackup, NetBackup Accelerator, NetBackup Auto Image Replication (AIR), NetBackup Self-Service Portal Services, Veritas Business Critical Services
Ergebnisse:
- Doppelt so schnelle Unterstützung neuer Softwareversionen
- Bis zu zehnmal höhere Sicherungsgeschwindigkeit
- Mehr Kontrolle dank erweiterter Self-Service-Funktionen
Der Cloud-Anbieter Colt Technology Services wollte die Backup- und Wiederherstellungsfunktionen für seine Cloud-Service-Kunden und Vertriebspartner verbessern. Für seinen vCloud-Service nutzt das Unternehmen NetBackup, weil die Lösung VMware-vClouds schützt und sowohl virtuelle Maschinen (VMs) als auch die Metadaten kopiert, die die Rechenzentren definieren und deren Kommunikation mit virtuellen Anwendungen ermöglichen.
„NetBackup-Appliances erreichen Deduplizierungsraten von 10:1 und mehr. Das ist entscheidend, damit wir größere Datenmengen von einem Kundenstandort in Backup-Tresore in unserem Rechenzentrum replizieren können“, sagte Richard Morris, Solution Line Manager.
Die Auto-Image-Replikation-Funktion von NetBackup ermöglicht es Colt, einen neuen Replikationsdienst anzubieten, über den Kunden Kopien gesicherter Daten an verschiedene Rechenzentren senden können. Dies verbessert die Wiederherstellungsmöglichkeiten für Kunden und eröffnet Colt eine neue Umsatzchance.
4. Volition
Branche: Medizintechnik
Produkt: Proofpoint Email Archive
Ergebnisse:
- Compliance-Anforderungen für die E-Mail-Archivierung erfüllen
- Historische Inhalte mithilfe einer einfachen Suche und Wiederherstellung problemlos wiederherstellen
Volition ist ein Medizintechnikunternehmen mit Sitz in Austin, das kostengünstige Bluttests zur Diagnose von Krebs und anderen Krankheiten entwickelt. Das Unternehmen war insbesondere im Hinblick auf sein E-Mail-System um sein geistiges Eigentum und die Einhaltung von Vorschriften besorgt. Um compliant zu sein, muss es eingehende und ausgehende E-Mails aus einem sicheren Archiv abrufen können.
Volition weiß, dass viele mit E-Mail-Systemen verbundene Cybersicherheitsrisiken bestehen. Proofpoint Essentials Email Archive ermöglicht es dem Unternehmen im Gegensatz zum vorherigen System, Sicherungsdateien problemlos zu durchsuchen. Zuvor musste Volition außerdem Postfächer und Ordner wiederherstellen, nur um einzelne Informationen abzurufen. Mit dem neuen System lassen sich E-Mail-Verläufe schnell und einfach importieren und durchsuchen. E-Mails samt Anhängen können außerdem automatisch in einem sicheren Archiv aufbewahrt werden, sodass sich das Unternehmen keine Sorgen über Verluste oder Hackerangriffe machen muss.
5. PFG
Branche: Finanzdienstleistungen
Produkt: Smarsh Professional Archive
Ergebnis:
- Verwaltungsaufwand für Sicherungen durch automatisierte Such- und Überwachungsprozesse reduzieren
- Informationen dank leistungsfähiger E-Discovery-Funktionen innerhalb von Sekunden finden
- Compliance-Risiken im Zusammenhang mit der E-Mail-Archivierung verringern
PFG ist ein Finanzdienstleistungsunternehmen mit einem Team aus mehr als 150 Finanzplanern, Versicherungsexperten und Wirtschaftsprüfern. Vicus Capital ist die bundesweit registrierte Investmentberater-Tochtergesellschaft (RIA) des Unternehmens. Die Organisation hat nur drei Compliance-Beauftragte und suchte nach einer Archivierungs- und Überwachungslösung für die automatisierte Aufbewahrung elektronischer Kommunikation.
Das IT-Team verwaltet mehr als 250 E-Mail-Konten über 26 Domains hinweg und war besorgt über die Einhaltung der SEC- und FINRA-Vorschriften. Smarsh bietet im Falle einer Prüfung oder eines Problems den benötigten Kundenservice. Die Archivierungslösung stellt sicher, dass alle E-Mails verfügbar und zuverlässig direkt an der Quelle archiviert sind. E-Discovery- und Überwachungsprozesse helfen, den Zeit- und Arbeitsaufwand für die E-Mail-Prüfung zu reduzieren.
Fazit
Datenarchivierung kann eine Herausforderung sein, doch diese Branchenführer vereinfachen den Prozess mit kostengünstigen Speicherangeboten. Datenarchivierungssoftware sollte durchsuchbar und optimiert sein, damit der Zugriffsaufwand geringer ausfällt. Und vielleicht am wichtigsten: Sie muss sicher sein, damit ungenutzte Daten keinem Risiko ausgesetzt sind.