Toutes les données n’ont pas besoin d’être consultées avec la même fréquence. Une part importante de la gestion des données consiste donc à savoir quelles données peuvent être archivées et comment procéder correctement.
La plupart des organisations recherchent un stockage de niveau inférieur, moins cher — et souvent plus lent — pour l’archivage des données. Cette solution peut être plus sécurisée, mais elle signifie aussi l’accès peut poser problème. Même les données archivées doivent rester consultables et faciles à exploiter, mais trouver le juste équilibre entre coût, sécurité et accessibilité est plus facile à dire qu’à faire. Examinons quelques études de cas sur l’archivage des données pour voir comment les organisations parviennent à établir cet équilibre.
5 études de cas sur l’archivage des données
1. Boels Zanders Advocaten
Secteur : droit
Produit : Mimecast Cloud Archive
Résultats :
- Ramener le temps de récupération des e-mails à 7 secondes
- Archiver automatiquement les e-mails dans les dossiers appropriés
- Récupérer les enregistrements supprimés grâce à des archives sauvegardées et consultables
Boel Zanders Advocaten est un cabinet d’avocats de 140 employés spécialisé en droit du travail, droit administratif, droit de la famille, droit des sociétés et droit immobilier. Le cabinet souhaitait migrer le stockage de son système de messagerie vers le cloud, en passant d’une infrastructure sur site à Microsoft Office 365.
L’archivage de Mimecast leur a permis de renforcer leur environnement cloud afin de réduire le risque de perte et d’améliorer les opérations internes ainsi que le service client. Avec Mimecast, ils ont pu s’intégrer parfaitement à Outlook afin que les e-mails soient automatiquement archivés dans un dossier évolutif. Mimecast Cloud Archive facilite la recherche dans l’historique des e-mails et la récupération des messages supprimés accidentellement.
« Il est impressionnant de voir à quelle vitesse fonctionne la fonction de recherche de Mimecast », a déclaré Robin Steeghs, administrateur système. « Même si vous recherchez plusieurs e-mails datant d’il y a six ou sept ans, Mimecast les trouve rapidement.
« Je ne comprends pas comment c’est possible, mais je trouve cela formidable — et vous obtenez les données dont vous avez besoin. »
2. Arvest Bank
Secteur : banque
Produit : Commvault Complete Data Protection avec technologie de gestion des snapshots et déduplication sur disque
Résultats :
- Ramener le temps de sauvegarde des données de 3 jours à 3 heures et passer à un calendrier de sauvegarde 7 jours sur 7
- Réduire de 90 % les besoins de stockage grâce à la déduplication, en passant de 3,6 Po de données à 571 To sur disque
- Réduire les coûts de plus de 100 000 dollars rien que pour les disques
Arvest Bank a été fondée en Arkansas et s’est depuis développée pour servir 135 communautés en Arkansas, au Kansas, dans le Missouri et en Oklahoma. Récemment, la banque a décidé d’abandonner les sauvegardes sur bande, qui représentaient auparavant environ 95 % de son stockage de données.
« Les bandes sont bon marché, mais elles coûtent aussi cher », a déclaré Chase Hale, ingénieur des systèmes réseau. « Il faut tenir compte des heures de travail, des bandes qui deviennent défectueuses et des migrations.
« C’est un véritable casse-tête. Commvault nous permet de passer facilement et sans interruption à une solution disque à disque, en utilisant également DASH Copy pour transférer les données d’un centre de données à l’autre. »
DASH Copy est la solution de transfert de données dédupliquées de Commvault. Elle a permis à Arvest de réduire d’au moins 75 % le temps nécessaire à l’exécution des sauvegardes. Auparavant, une sauvegarde complète pouvait prendre plusieurs jours, ce qui compliquait le respect de l’évolution de la réglementation du secteur bancaire et des exigences des accords de niveau de service (SLA) pour conserver en permanence deux copies à jour des sauvegardes. Désormais, les sauvegardes sont plus rapides, plus stables et plus faciles à gérer.
3. Colt Technology Services
Secteur : technologie
Produits : NetBackup, NetBackup Accelerator, NetBackup Auto Image Replication (AIR), NetBackup Self-Service Portal Services, Veritas Business Critical Services
Résultats :
- Assurer deux fois plus rapidement la prise en charge des nouvelles versions logicielles
- Accélérer jusqu’à 10 fois la vitesse des sauvegardes
- Bénéficier d’un meilleur contrôle grâce à des fonctionnalités avancées en libre-service
Le fournisseur de services cloud Colt Technology Services souhaitait améliorer les capacités de sauvegarde et de récupération proposées à ses clients et revendeurs de services cloud. L’entreprise s’appuie sur NetBackup pour son service vCloud, car la solution protège les environnements VMware vCloud en copiant à la fois les machines virtuelles (VM) et les métadonnées qui définissent les centres de données et leur permettent de communiquer avec les applications virtuelles.
« Les appliances NetBackup atteignent des taux de déduplication de 10:1 et plus, ce qui est essentiel pour nous permettre de répliquer d’importants volumes de données depuis le site d’un client vers les coffres de sauvegarde de notre centre de données », a déclaré Richard Morris, responsable de ligne de solutions.
La fonctionnalité Auto Image Replication de NetBackup permet à Colt de proposer un nouveau service de réplication grâce auquel les clients peuvent envoyer des copies de leurs données sauvegardées vers différents centres de données. Cela améliore les possibilités de récupération pour les clients et offre à Colt une nouvelle source de revenus.
4. Volition
Secteur : technologies médicales
Produit : Proofpoint Email Archive
Résultats :
- Respecter les exigences de conformité applicables à l’archivage des e-mails
- Restaurer facilement les contenus historiques grâce à une recherche et une récupération simples
Volition est une entreprise de technologies médicales basée à Austin qui développe des analyses sanguines économiques pour diagnostiquer le cancer et d’autres maladies. L’entreprise se préoccupait de sa propriété intellectuelle et de sa conformité, notamment en ce qui concerne son système de messagerie. Pour être en conformité, elle doit pouvoir récupérer les e-mails entrants et sortants depuis une archive sécurisée.
Volition sait qu’il existe de nombreux risques de cybersécurité liés aux systèmes de messagerie. Proofpoint Essentials Email Archive leur permet d’effectuer facilement des recherches dans les fichiers de sauvegarde, contrairement à leur ancien système. Auparavant, ils devaient également restaurer des boîtes aux lettres et des dossiers simplement pour retrouver un élément. Avec leur nouveau système, ils peuvent importer l’historique des e-mails grâce à des recherches rapides et simples. Ils peuvent aussi conserver automatiquement les e-mails et leurs pièces jointes dans une archive sécurisée, sans avoir à craindre les pertes ou les piratages.
5. PFG
Secteur : services financiers
Produit : Smarsh Professional Archive
Résultat :
- Réduire la charge de gestion des sauvegardes grâce à l’automatisation et à des processus de recherche et de supervision
- Trouver des informations en quelques secondes grâce à de solides fonctionnalités d’e-discovery
- Réduire les risques de non-conformité associés à l’archivage des e-mails
PFG est une société de services financiers qui compte plus de 150 planificateurs financiers, experts en assurance et experts-comptables. Vicus Capital est sa filiale de conseiller en investissement enregistrée au niveau fédéral (RIA). L’organisation ne compte que 3 responsables de la conformité et recherchait une solution d’archivage et de supervision permettant de conserver automatiquement les communications électroniques.
L’équipe informatique gère plus de 250 comptes de messagerie répartis sur 26 domaines et s’inquiétait du respect des exigences de la SEC et de la FINRA. Smarsh fournit le service client nécessaire en cas d’audit ou de problème, et sa solution d’archivage permet de garantir que tous les e-mails sont disponibles et archivés de manière fiable directement depuis la source. Les processus d’e-discovery et de supervision permettent de réduire le temps et les efforts consacrés à l’examen des e-mails.
Conclusions
L’archivage des données peut être un défi, mais ces leaders de leur secteur simplifient le processus grâce à des solutions de stockage économiques. Les logiciels d’archivage des données doivent permettre des recherches et être optimisés pour faciliter l’accès aux données. Et, surtout, ils doivent être sécurisés afin que les données inutilisées ne restent pas exposées aux risques.