L’archivage des données consiste à transférer les données inactives ou historiques vers un stockage hors ligne peu coûteux, où elles peuvent être conservées pour consultation ultérieure ou pour satisfaire aux exigences de conformité réglementaire. L’archivage des données libère les ressources de l’entreprise en évitant que ses supports de stockage et processeurs rapides ne soient ralentis par d’anciens fichiers ou des données qui ne sont pas pertinentes pour les activités quotidiennes, tout en préservant ces données pour consultation ultérieure ou pour répondre aux obligations légales. Cet article examine plus en détail le processus et les avantages de l’archivage des données, ainsi que les bonnes pratiques pour archiver les données historiques.
Qu’est-ce que l’archivage des données ?
L’archivage des données consiste à enregistrer les données anciennes ou moins pertinentes dans des référentiels hors ligne. Pour les entreprises qui recueillent et consomment d’immenses quantités de données, stocker et traiter des données à cette échelle peut coûter cher, en particulier lorsqu’elles sont conservées sur des supports plus rapides, comme la mémoire flash, afin de permettre un accès rapide et des analyses au service de la veille stratégique.
À mesure que le volume de données augmente, la capacité du système à les traiter commence également à diminuer. La suppression des données moins pertinentes peut maintenir les systèmes à leur niveau de performance optimal et réduire les coûts de stockage. Toutefois, plusieurs raisons peuvent inciter les entreprises à conserver d’anciennes données, même lorsqu’elles ne sont plus utilisées dans leurs activités quotidiennes.
Dans certains cas, la loi ou les organismes de réglementation imposent aux entreprises de conserver leurs données. Les réglementations de conformité précisent souvent la durée pendant laquelle certaines données doivent être légalement conservées. Les entreprises confrontées à des poursuites ou à d’autres actions en justice peuvent également devoir présenter des documents pour étayer leur dossier ou répondre à une demande judiciaire. Les données archivées peuvent être recherchées et examinées à l’aide de nouvelles technologies comme l’e-discovery, même lorsque les données et documents concernés sont vieux de plusieurs décennies.
Selon les bonnes pratiques, les services informatiques des entreprises identifient les données anciennes ou rarement utilisées et les déplacent des bases de données et référentiels actifs vers des supports de stockage « hors ligne » peu coûteux, depuis lesquels elles peuvent être récupérées si nécessaire.
Comment fonctionne l’archivage des données ?
L’archivage des données commence par une collaboration entre le service informatique et les parties prenantes afin d’élaborer des politiques de conservation des données. Celles-ci identifient les types de données vieillissantes ou obsolètes et déterminent pendant combien de temps elles seront conservées avant d’être supprimées. Les politiques de conservation des données doivent être conformes à la fois aux exigences réglementaires de conservation des données et aux décisions internes concernant leur utilité pour les recherches historiques.
Une fois les politiques de conservation des données définies, le service informatique déplace les données anciennes et obsolètes qu’il a identifiées vers un stockage à froid. Le stockage à froid désigne un stockage lent et fiable, souvent fondé sur des disques durs, qui est abordable et facile à entretenir ; le stockage à chaud repose sur des supports rapides, sur lesquels les données sont stockées et consultées régulièrement et rapidement pour être traitées ou analysées. Les données peuvent être récupérées depuis un stockage à froid, mais l’opération prend du temps, ce qui le rend inadapté aux données opérationnelles.
Comme les données archivées ne sont généralement pas utilisées par l’entreprise, l’archivage peut n’être effectué qu’une fois par an ou deux fois par an.
Les politiques de conservation des données sont des documents évolutifs. Les responsables informatiques des entreprises doivent se tenir à jour des exigences réglementaires et légales et rencontrer les organismes de conformité ainsi que les parties prenantes internes afin de déterminer si et quand elles doivent être révisées. Une fois les politiques de conservation des données examinées et approuvées, les données archivées qui dépassent les durées de conservation définies peuvent être supprimées.
Les avantages de l’archivage des données
Le respect des réglementations relatives à la conservation des données est le principal moteur de nombreux projets d’archivage d’entreprise, mais il existe plusieurs autres avantages à prendre en compte.
Le premier est le coût : le stockage rapide est cher, et les anciennes données peuvent être archivées à moindre coût dans un stockage à froid. L’autre avantage concerne les performances. Le transfert des anciens enregistrements des bases de données vers des archives permet aux systèmes de fonctionner plus efficacement et plus rapidement, ce qui améliore la vitesse des transactions et la qualité des recherches.
Les entreprises peuvent également tirer profit de la conservation de données historiques en cas de procédure judiciaire. Par exemple, en cas d’allégation de violation de brevet, des données archivées peuvent redevenir « actives » si l’on pense qu’elles contiennent des preuves. Les services juridiques des entreprises utilisent de plus en plus des services d’e-discovery qui permettent d’effectuer des recherches juridiques dans les données archivées via le cloud, ce qui justifie de les conserver même lorsqu’elles ne sont plus pertinentes pour les activités quotidiennes de l’entreprise.
Bonnes pratiques pour l’archivage des données
Bien que le concept d’archivage des données soit simple, certaines bonnes pratiques doivent être appliquées pour garantir sa réussite. Voici huit bonnes pratiques standard du secteur pour archiver les données.
Identifier et trier les données avant l’archivage
Il existe de nombreux types de données et de systèmes. Dans la plupart des cas, les classifications des données archivées correspondent étroitement à celles des données actives. Chaque type de données provenant de chaque système doit être catégorisé afin de créer une taxonomie complète de toutes les données gérées. Cela permet au service informatique et aux utilisateurs finaux de définir des politiques de conservation individuelles pour chaque type de données à archiver et de déterminer s’il est plus efficace de déplacer certains types de données vers leurs propres archives. Par exemple, vous pouvez décider de stocker les données des systèmes de référence et les e-mails dans une archive, et les objets de données volumineux et non structurés, comme les documents et les photos, dans une autre.
Choisir le bon outil d’archivage
Les archives de données doivent pouvoir être interrogées. Les décisions informatiques doivent tenir compte non seulement du support de stockage à utiliser pour les données archivées, mais aussi des outils permettant de les indexer, de les rechercher et de les récupérer facilement. Il existe de nombreuses options de logiciels d’archivage des données sur le marché, ainsi que des services d’archivage des données.
Rechercher une solution de stockage à froid
L’objectif des données archivées est simplement de les conserver : leur récupération peut être rare, voire ne jamais avoir lieu. Du point de vue du stockage, il convient d’utiliser la forme la moins coûteuse de stockage fiable et accessible. Il s’agit généralement d’un stockage à froid fondé sur des disques durs lents, qui offrent une grande capacité et de faibles vitesses à un prix abordable.
Entretenir le stockage à froid
Le stockage à froid ne doit pas être installé puis oublié : il doit être vérifié régulièrement dans le cadre du calendrier d’archivage planifié, et les supports de stockage doivent être correctement entretenus. Lorsqu’il est bien réalisé, l’archivage des données apporte une certaine tranquillité d’esprit. Dans le cas contraire, une entreprise peut tenter de récupérer des fichiers nécessaires depuis un stockage hors site et découvrir qu’ils sont corrompus.
Réexaminer les politiques de conservation des données
Les entreprises doivent disposer de politiques documentées concernant les données archivées. Ces politiques orientent les décisions informatiques concernant les données à conserver et celles à supprimer, au minimum une fois par an. Comme les données et les besoins de conservation peuvent évoluer, les politiques de conservation des données doivent être régulièrement réexaminées avec les utilisateurs et les organismes de réglementation. Les autorités de réglementation, les auditeurs et les avocats sont souvent informés des nouvelles exigences de conservation des données avant leur entrée en vigueur, et il peut être utile de les devancer.
Planifier les échéances d’archivage des données
L’archivage des données ne doit pas être un processus improvisé. Il doit faire régulièrement partie de la stratégie de gestion des données de l’entreprise. Pour la plupart des organisations, un calendrier annuel suffit ; certaines préféreront l’appliquer deux fois par an.
Supprimer les données au moment opportun
L’objectif principal de l’archivage des données est de préserver les données anciennes et/ou obsolètes qui pourraient être nécessaires à des fins de recherche ou pour des raisons juridiques. Il est toutefois tout aussi important de maintenir la propreté des données archivées en supprimant celles qui sont plus anciennes que les durées de conservation indiquées dans les politiques. Cela rend les opérations de recherche et de récupération des données plus efficaces et réduit les besoins en stockage et en traitement.
Sauvegarde des données et archivage des données
À première vue, l’archivage des données ressemble aux sauvegardes de données : dans les deux cas, les données sont déplacées vers des dispositifs de stockage qui ne sont pas utilisés par les systèmes opérationnels de l’entreprise. Mais les objectifs diffèrent. Les sauvegardes servent à copier les données actives vers un stockage hors ligne comme solution de secours redondante, au cas où les systèmes actifs tomberaient en panne. Ce sont les données les plus critiques de l’entreprise qui sont sauvegardées. Dans le cadre de l’archivage, seules les données anciennes ou obsolètes sont stockées, et elles sont conservées à des fins historiques, non pour un usage actif.
Les décisions et opérations effectuées par le service informatique pour les sauvegardes et l’archivage des données sont également différentes. Les sauvegardes nécessitent un stockage rapide et coûteux capable de restaurer rapidement les données perdues ou compromises sur les systèmes opérationnels. Les données doivent être à jour : elles sont donc sauvegardées chaque nuit ou tout au long de la journée. Dans le cas de l’archivage, le transfert des données vers le stockage est souvent effectué peu fréquemment, généralement une fois par an, et vers des supports de stockage lents et peu coûteux.
En résumé : l’archivage des données d’entreprise
L’archivage des données doit faire partie de la stratégie de gestion des données, mais de nombreuses entreprises ne sont pas à la hauteur. À mesure que les volumes de données collectées augmentent, leur coût de stockage augmente lui aussi ; toutefois, le coût potentiel d’une violation des règles de conformité ou d’une erreur juridique pourrait être plus lourd de conséquences.
La création, la révision et la mise à jour des politiques de conservation des données peuvent contribuer à garantir que l’entreprise conserve les données les plus critiques dans un stockage actif et transfère les données obsolètes ou historiques vers un stockage hors ligne. Mais ces politiques détermineront également pendant combien de temps les données archivées de tous types seront conservées.
L’archivage des données n’est pas une simple tâche confiée au service informatique. Il s’agit d’une initiative à l’échelle de l’entreprise, à laquelle toutes les parties prenantes concernées doivent contribuer. Elle doit être appliquée et communiquée à l’ensemble du personnel, puis réexaminée et révisée régulièrement en collaboration avec les conseillers juridiques et les autorités de réglementation compétentes. Une bonne stratégie d’archivage des données peut aider les entreprises à trouver un équilibre entre le coût du stockage des données et celui de l’absence de stockage.
Pour en savoir plus sur les techniques utilisées par les entreprises pour gérer et stocker leurs données en toute sécurité, lisez 12 bonnes pratiques pour la sécurité du stockage des données d’entreprise ensuite.