Datenarchivierung ist der Prozess, bei dem inaktive oder historische Daten in kostengünstigen Offline-Speicher überführt werden, wo sie für eine spätere Verwendung oder zur Erfüllung gesetzlicher Compliance-Anforderungen aufbewahrt werden können. Datenarchivierung entlastet die Ressourcen eines Unternehmens, indem sie sicherstellt, dass schnelle Speichermedien und Prozessoren nicht durch ältere Dateien oder Daten belastet werden, die für den täglichen Geschäftsbetrieb nicht relevant sind, während diese Daten für eine spätere Verwendung oder zur Erfüllung gesetzlicher Pflichten erhalten bleiben. Dieser Artikel bietet einen genaueren Einblick in den Prozess und die Vorteile der Datenarchivierung sowie in Best Practices für die Archivierung veralteter Daten.
Was ist Datenarchivierung?
Datenarchivierung ist eine Möglichkeit, veraltete oder weniger relevante Daten in Offline-Repositorys zu speichern. Für Unternehmen, die riesige Datenmengen erfassen und verarbeiten, kann das Speichern und Verarbeiten von Daten in diesem Umfang teuer werden – insbesondere, wenn sie auf schnelleren Medien gespeichert werden, wie Flash-Speicher, um einen schnellen Zugriff und Analysen für Business Intelligence zu ermöglichen.
Mit zunehmendem Datenvolumen nimmt auch die Fähigkeit des Systems ab, diese Daten zu verarbeiten. Das Löschen weniger relevanter Daten kann dazu beitragen, dass Systeme mit maximaler Leistung arbeiten, und die Speicherkosten senken. Es gibt jedoch einige Gründe, warum Unternehmen alte Daten aufbewahren möchten, selbst wenn sie im täglichen Arbeitsablauf nicht mehr verwendet werden.
In manchen Fällen verlangen gesetzliche oder staatliche Stellen von Unternehmen, Daten aufzubewahren. Compliance-Vorschriften legen häufig fest, wie lange Unternehmen bestimmte Daten gesetzlich aufbewahren müssen. Unternehmen, gegen die Klagen oder andere rechtliche Schritte eingeleitet wurden, müssen möglicherweise außerdem Unterlagen vorlegen, um ihren Fall zu stützen oder einer gerichtlichen Anordnung nachzukommen. Archivierte Daten können mithilfe neuer Technologien wie E-Discovery durchsucht und untersucht werden, selbst wenn die zugehörigen Daten und Dokumente Jahrzehnte alt sind.
Als Best Practice identifizieren IT-Abteilungen von Unternehmen alte oder selten verwendete Daten und verschieben sie aus aktiven Datenbanken und Repositorys auf kostengünstige „Offline“-Speichermedien, von denen sie bei Bedarf abgerufen werden können.
Wie funktioniert Datenarchivierung?
Datenarchivierung beginnt damit, dass die IT gemeinsam mit den Stakeholdern Richtlinien zur Datenaufbewahrung entwickelt. Darin werden die Arten alternder oder veralteter Daten identifiziert und es wird festgelegt, wie lange sie aufbewahrt werden, bevor sie gelöscht werden. Richtlinien zur Datenaufbewahrung müssen sowohl regulatorischen Anforderungen an die Speicherung von Daten als auch internen Entscheidungen über den Nutzen der Daten für historische Forschungszwecke entsprechen.
Sobald die Richtlinien zur Datenaufbewahrung festgelegt sind, verschiebt die IT die identifizierten alten und veralteten Daten in den Kaltzeitspeicher. Kaltzeitspeicher bezeichnet langsamen, zuverlässigen Speicher – häufig Festplatten –, der kostengünstig und einfach zu warten ist. Heißspeicher hingegen besteht aus schnellen Medien, auf denen Daten für die Verarbeitung oder Analyse regelmäßig und schnell gespeichert und abgerufen werden. Daten können aus dem Kaltzeitspeicher abgerufen werden, doch das dauert eine gewisse Zeit, weshalb er für operative Daten nicht geeignet ist.
Da archivierte Daten vom Unternehmen normalerweise nicht verwendet werden, erfolgt die Datenarchivierung möglicherweise nur jährlich oder halbjährlich.
Richtlinien zur Datenaufbewahrung sind lebende Dokumente. IT-Verantwortliche in Unternehmen müssen sich über regulatorische und gesetzliche Anforderungen auf dem Laufenden halten und sich mit Compliance-Stellen und internen Stakeholdern abstimmen, um festzustellen, ob und wann die Richtlinien überarbeitet werden müssen. Sobald die Richtlinien zur Datenaufbewahrung geprüft und genehmigt wurden, können archivierte Daten, deren Aufbewahrungsfristen überschritten sind, gelöscht werden.
Die Vorteile der Datenarchivierung
Die Einhaltung von Vorschriften zur Datenaufbewahrung ist der wichtigste Grund für viele Datenarchivierungsinitiativen in Unternehmen, doch es gibt noch einige weitere Vorteile, die berücksichtigt werden sollten.
Ein Vorteil sind die Kosten: Schneller Speicher ist teuer, und alte Daten können kostengünstiger im Kaltzeitspeicher archiviert werden. Ein weiterer Vorteil ist die Leistung. Durch die Verlagerung alter Datensätze aus Datenbanken in Archive können Systeme effizienter und schneller arbeiten, was die Geschwindigkeit von Transaktionen und die Qualität von Suchvorgängen verbessert.
Unternehmen können auch davon profitieren, historische Daten für den Fall eines Rechtsstreits aufzubewahren. Wenn es beispielsweise zu einem mutmaßlichen Patentverstoß kommt, können archivierte Daten „aktiv“ werden, wenn vermutet wird, dass sich darin Beweise befinden. Unternehmensjuristen nutzen zunehmend E-Discovery-Dienste, die eine cloudbasierte juristische Suche in archivierten Daten ermöglichen. Dadurch lohnt es sich, diese Daten auch dann aufzubewahren, wenn sie für den täglichen Geschäftsbetrieb nicht mehr relevant sind.
Best Practices für die Datenarchivierung
Das Konzept der Datenarchivierung ist zwar unkompliziert, doch es gibt einige Best Practices, die zum Erfolg beitragen. Hier sind acht branchenübliche Best Practices für die Archivierung von Daten.
Daten vor der Archivierung identifizieren und sortieren
Es gibt viele verschiedene Arten von Daten und Systemen. In den meisten Fällen stimmen die Klassifizierungen für die Datenarchivierung weitgehend mit den Klassifizierungen für aktive Daten überein. Jeder Datentyp aus jedem System sollte kategorisiert werden, um eine vollständige Taxonomie aller verwalteten Daten zu erstellen. So können die IT und Endbenutzer für jeden zu archivierenden Datentyp individuelle Richtlinien zur Datenaufbewahrung festlegen. Außerdem lässt sich bestimmen, ob es sinnvoller ist, bestimmte Datentypen in eigene Archive zu verschieben. Beispielsweise könnte entschieden werden, Daten aus Systemen zur Aufzeichnung von Geschäftsvorgängen und E-Mails in einem Archiv sowie große, unstrukturierte Datenobjekte wie Dokumente und Fotos in einem anderen zu speichern.
Das richtige Archivierungstool auswählen
Datenarchive müssen durchsuchbar sein. Bei IT-Entscheidungen muss daher nicht nur berücksichtigt werden, welche Speichermedien für archivierte Daten verwendet werden sollen, sondern auch, welche Tools erforderlich sind, damit archivierte Daten einfach indiziert, durchsucht und abgerufen werden können. Auf dem Markt gibt es zahlreiche Optionen für Datenarchivierungssoftware sowie für Datenarchivierungsdienste.
Eine Kaltzeitspeicherlösung wählen
Das Ziel bei archivierten Daten besteht schlicht darin, sie aufzubewahren – der Abruf kann selten oder auch nie erfolgen. Aus Sicht des Speichers sollte die kostengünstigste Form eines zuverlässigen und zugänglichen Speichers verwendet werden. Häufig handelt es sich dabei um Kaltzeitspeicher auf Basis langsamer Festplatten, die hohe Kapazität und niedrige Geschwindigkeit zu erschwinglichen Preisen bieten.
Kaltzeitspeicher pflegen
Kaltzeitspeicher sollte nicht nach dem Prinzip „einrichten und vergessen“ betrieben werden. Er sollte im Rahmen des geplanten Zeitplans für die Datenarchivierung regelmäßig überprüft und die Speichermedien sollten gut gewartet werden. Bei korrekter Umsetzung kann Datenarchivierung für Sicherheit sorgen. Bei einer fehlerhaften Umsetzung kann ein Unternehmen jedoch versuchen, benötigte Dateien aus einem externen Speicher abzurufen, und feststellen, dass sie beschädigt sind.
Richtlinien zur Datenaufbewahrung überprüfen
Unternehmen sollten dokumentierte Richtlinien für archivierte Daten haben. Diese Richtlinien dienen der IT als Grundlage für Entscheidungen darüber, welche Daten aufbewahrt und welche mindestens jährlich gelöscht werden sollen. Da sich Daten und Aufbewahrungsanforderungen ändern können, sollten die Richtlinien zur Datenaufbewahrung regelmäßig gemeinsam mit Benutzern und Aufsichtsbehörden überprüft werden. Aufsichtsbehörden, Prüfer und Juristen kennen neue Anforderungen an die Datenaufbewahrung, bevor sie in Kraft treten, und es kann hilfreich sein, ihnen zuvorzukommen.
Zeitpläne für die Datenarchivierung festlegen
Datenarchivierung sollte kein planloser Prozess sein. Sie sollte regelmäßig Bestandteil einer unternehmensweiten Datenmanagementstrategie sein. Für die meisten Unternehmen ist ein jährlicher Zeitplan ausreichend, andere bevorzugen möglicherweise eine halbjährliche Durchführung.
Daten bei Bedarf löschen
Der Hauptzweck der Datenarchivierung besteht darin, alte und/oder veraltete Daten aufzubewahren, die für Forschungs- oder rechtliche Zwecke benötigt werden könnten. Ebenso wichtig ist es jedoch, archivierte Daten sauber zu halten, indem alle Daten entfernt werden, deren Alter die in den Richtlinien festgelegten Aufbewahrungsfristen überschreitet. Dies macht die Suche und den Abruf von Daten effizienter und reduziert den Speicher- und Verarbeitungsaufwand.
Datensicherung vs. Datenarchivierung
Auf den ersten Blick ähnelt die Datenarchivierung Datensicherungen – bei beiden werden Daten auf Speichergeräte verschoben, die nicht von aktiven Geschäftssystemen verwendet werden. Die Ziele sind jedoch unterschiedlich. Datensicherungen dienen dazu, aktive Daten als redundante Ausfallsicherung in einen Offline-Speicher zu kopieren, falls die aktiven Systeme ausfallen. Bei der Datensicherung werden die kritischsten Daten des Unternehmens gesichert. Bei der Datenarchivierung werden dagegen nur veraltete oder überholte Daten gespeichert – und zwar für historische Zwecke, nicht zur aktiven Nutzung.
Auch die Entscheidungen und Vorgänge der IT bei Datensicherungen und Datenarchivierung unterscheiden sich. Datensicherungen benötigen schnellen, teuren Speicher, der verlorene oder auf aktiven Systemen beschädigte Daten rasch wiederherstellen kann. Die Daten müssen aktuell sein, daher werden sie nachts oder im Laufe des Tages gesichert. Bei der Datenarchivierung werden Daten dagegen oft nur selten – gewöhnlich einmal jährlich – auf langsame, kostengünstige Speichermedien verschoben.
Das Wichtigste zur Datenarchivierung in Unternehmen
Datenarchivierung sollte Bestandteil der Datenmanagementstrategie jedes Unternehmens sein, doch viele Unternehmen bleiben hinter diesem Anspruch zurück. Mit zunehmendem Umfang der erfassten Daten steigen auch die Kosten für deren Speicherung – doch die möglichen Kosten eines Compliance-Verstoßes oder rechtlichen Fehlers könnten noch schwerer wiegen.
Das Erstellen, Überprüfen und Aktualisieren von Richtlinien zur Datenaufbewahrung kann dazu beitragen, dass ein Unternehmen die wichtigsten Daten im aktiven Speicher behält und veraltete oder historische Daten in den Offline-Speicher verschiebt. Diese Richtlinien bestimmen jedoch auch, wie lange archivierte Daten aller Art aufbewahrt werden.
Datenarchivierung ist keine Aufgabe, die allein von der IT übernommen wird. Sie ist eine unternehmensweite Initiative, in die alle betroffenen Stakeholder einbezogen werden sollten. Sie sollte im gesamten Unternehmen durchgesetzt und kommuniziert sowie in regelmäßigen Abständen gemeinsam mit Rechtsberatern und Compliance-Aufsichtsbehörden überprüft und überarbeitet werden. Eine gute Datenarchivierungsstrategie kann Unternehmen dabei helfen, ein Gleichgewicht zwischen den Kosten der Datenspeicherung und den Kosten einer Nicht-Speicherung zu finden.
Um mehr über die Techniken zu erfahren, mit denen Unternehmen ihre Daten sicher verwalten und speichern, lesen Sie als Nächstes 12 Best Practices für die Sicherheit der Datenspeicherung in Unternehmen.